Datenschutzordnung des Theatervereins Schloss-Spiele Neumarkt e.V.

Präambel
Die Schloss-Spiele Neumarkt e.V. verarbeiten in vielfacher Weise personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Theaterproduktionen und Bildungsveranstaltungen, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für jedes Geschlecht.

§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern, Teilnehmern an Produktionen und Bildungsveranstaltungen und Mitarbeitern sowohl in EDV-Anlagen, in einem Dateisystem, als auch in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag sowie eine Chronik der Mitwirkung bei Produktionen.

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu übergeordneten Verbänden (BDAT, VBAT), werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, z.B. im Rahmen von Ehrungen zu Jubiläen, Teilnahme an Seminaren und aus versicherungstechnischen Gründen.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Printmedien (Vereinschronik, Flyer, Broschüren) und in den Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Mitwirkung bei Produktionen mit Name und Rolle/Funktion inkl. Dauer der Vereinszugehörigkeit bzw. Mitwirkung.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, insbesondere Probenfotos und Fotos von vereinsinternen Aktivitäten (z.B. Bühnenbau, Premierenfeier, Fundusverwaltung) in Print- und Onlinemedien ist dem Verein bis auf ausdrücklichen Widerruf durch die abgebildeten Personen gestattet.

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands mit Vorname, Nachname, Funktion, und ggf. funktionsbezogener E-Mail-Adresse veröffentlicht. Mitglieder außerhalb des Vorstands sowie Beschäftigte des Vereins werden mit Vorname, Nachname und Bild sowie gespielten Rollen bzw. ausgeübten Funktionen veröffentlicht, solange dem nicht ausdrücklich durch die jeweilige Person dem Administrator gegenüber widersprochen wird.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand. Funktional ist die Aufgabe dem Schriftführer zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der Schriftführer stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeitern und Beschäftigten im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Regisseure, Coaches) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Listen von Mitwirkenden, in die sich die Darsteller – z.B. zum Zwecke der Kostümanpassung – eintragen, ebenso wie das Erstellen von vereins- oder produktionsbezogenen Whatsapp-Gruppen gilt nicht als eine solche Herausgabe und ist zulässig, solange die betroffenen Personen nicht ausdrücklich widersprechen.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt, stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches die Mitgliederliste benötigt, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation zu nutzen ist (mitglieder@schloss-spiele-neumarkt.de).

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden oder in anonymen (z.B. produktionsbezogenen) Verteilern einzupflegen.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiter und Beschäftigte des Vereins, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Regisseure, Coaches, Regie-Assistenten, Kostümbildner), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten. Bei externen Mitarbeitern geschieht dies schriftlich bei der Übergabe der Daten.

§ 8 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Technischen Leiter und dem Pressesprecher. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Technischen Leiter, den Pressesprecher, den Schriftführer und ggf. von ihnen benannte Administratoren vorgenommen werden.

2. Der Technische Leiter ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

3. Vereinsinterne Gruppen (z.B. Impro-Theatergruppe, Jugendtheatergruppe, einzelne Ensembles) bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Technischen Leiters. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Gruppen Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Technische Leiter weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Technischen Leiters, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

§ 9 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein in der Regel weniger als 10 Personen ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (1. Vorsitzende, Schriftführer, Kassier, Technischer Leiter als Webautor), hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung unter §5(3) vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 11 Inkrafttreten und Veröffentlichung
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 07.11.2018 beschlossen und tritt mit Beschlussfassung der Satzungsänderung durch die Mitgliederversammlung am 01.12.2018 in Kraft.
Sie wird anschließend auf der Homepage des Vereins veröffentlicht.